Comment organiser un événement à distance ?

Avec l’expansion de la Covid-19 à travers le monde, de nombreuses entreprises et marques se retournent vers l’organisation de leurs évènements à distance. Cela permet de minimiser les risques de contamination entre les collaborateurs et d’éviter de mettre leur santé en danger. De plus, il est possible de diriger un évènement à distance grâce au progrès technologique et cela peut présenter de nombreux avantages ! Comment se passe l’organisation d’un évènement à distance ? Quel type d’évènement peut-on planifier ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

Les bonnes raisons d’organiser un événement à distance

La pandémie de Coronavirus est l’un des raisons qui peut pousser une entreprise à organiser son évènement à distance. Et si vous avez l’attention de planifier un team-building ou un séminaire en ligne, vous avez la possibilité de toucher un plus grand nombre de participants d’augmenter ainsi votre audience. Avec le format en ligne, les personnes intervenantes pourront ajuster leur planning afin d’assister à votre évènement.

Si les participants à votre séminaire ne sont pas tous de la même zone géographique et d’une réunion sur place n’est pas possible, l’organisation événement digital Tunisie en ligne représente dans ce cas, la bonne alternative.

Par ailleurs, organiser un événement à distance demande moins d’efforts au niveau de la logistique. En effet, quel que soit le type de votre évènement, vous n’avez pas besoin de réserver une salle ou de faire appel à une agence évènementielle. Vous pouvez préparer une salle chez vous ou un bureau dans lequel vous pourrez diriger votre réunion. Mais il faut que l’espace choisi soit bien lumineux, pour que les participants peuvent vous voir clairement.

De plus, l’organisation d’une réunion en ligne est flexible. Il est possible de la planifier rapidement et vous pouvez aussi travailler avec quelques membres de votre équipe. Outre cela, vous pouvez facilement reporter ou renvoyer la séance.

Les types d’évènements à organiser en ligne

De nombreuses possibilités s’offrent à vous. En effet, l’organisation d’un évènement à distance dépend de vos objectifs. Vous avez donc la possibilité de planifier des conférences calls, des workshops, des réunions, des team-buildings, des séminaires, des salons virtuels, etc.

Comment se passe l’organisation d’un évènement à distance ?

Contrairement à ce qu’on peut penser l’organisation évènement digital à Tunisie à distance requiert une attention particulière et une préparation à l’avance. Comme tous les autres évènements, vous devrez tout d’abord fixer les objectifs et les résultats espérés de votre réunion ou team-building.

Ensuite, vous devrez planifier toute l’organisation de votre évènement : vous devrez fixer la date, la durée, le sujet à aborder, les participants à la réunion, etc.

Une fois tout planifié, vous devrez informer les différents intervenants sur le jour et l’heure de votre session en ligne. Prenez la peine de leur rappeler quelques jours avant la réunion, afin que tout le monde soit présent.

Soyez à l’heure le jour de votre team-building à distance et présidez votre évènement selon le plan que vous aurez établi préalablement. À la fin de la séance, n’hésitez pas à remercier vos collaborateurs et à procéder à un debriefing. Cela vous permettra de connaitre ce qui a plu votre équipe et ce que vous devez améliorer.

Vous devez prévoir des animations pour votre évènement à distance. Le but est d’améliorer l’ambiance de votre réunion et d’éviter l’ennui auprès de vos salariés. Choisir une animation qui s’adapte avec le type de votre évènement. Veillez à ce que tout le monde peut participer sans exception !

En résumé, l’organisation d’un séminaire ou d’un team-building en ligne requiert de prendre en considération de certains éléments. Cela vous permettra d’être assuré sur le bon déroulement de votre évènement et d’obtenir ainsi une meilleure rentabilité des investissements !